Während viele Unternehmen der Immobilienwirtschaft weiterhin auf traditionelle Abläufe setzen, ist die Rechnung für mangelnde Digitalisierung längst geschrieben – und sie fällt hoch aus. Veraltete Prozesse, manuelle Datenerfassung und fehlende Automatisierung führen nicht nur zu erheblichen Produktivitätsverlusten und steigenden operativen Kosten, sondern schwächen zunehmend auch die Innovationsfähigkeit, verlangsamen Entscheidungsprozesse und gefährden die langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Eine aktuelle Analyse auf Basis von Daten des Statistischen Bundesamtes zeigt: Die durchschnittlichen jährlichen Personalkosten pro Mitarbeiter in der Immobilienbranche werden im Jahr 2025 auf rund 56.000 Euro geschätzt – mit einer Spanne von 47.000 bis 65.000 Euro, abhängig von Qualifikation und Unternehmensgröße.¹

Gleichzeitig belegen Studien, dass bis zu 71 % der Tätigkeiten im Büroalltag durch Künstliche Intelligenz automatisiert werden könnten. Das entspricht theoretisch einem Einsparpotenzial von 28,6 Stunden pro Woche und Mitarbeiter.² Selbst bei einer konservativen Betrachtung – unter Berücksichtigung realistischer Automatisierungsquoten (z. B. 70 % bei strukturierter Datenverarbeitung, 30 % bei Internetrecherche) – ergibt sich eine effektive Einsparung von rund 15 Stunden pro Woche. Dies entspricht einem wirtschaftlichen Potenzial von etwa 23.000 Euro jährlich pro Mitarbeiter.

Hochgerechnet auf die rund 306.137 sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in der deutschen Immobilienbranche³ ergibt sich ein jährliches Einsparpotenzial von über 7 Milliarden Euro – allein durch die Einführung von KI-gestützter Prozessautomatisierung.

Unternehmen, die heute in digitale Technologien investieren, sichern sich nicht nur signifikante Kostenvorteile, sondern schaffen zugleich die Grundlage für neue Geschäftsmodelle, stabile Governance-Strukturen und zukunftsfähige Arbeitsweisen. Digitalisierung ist kein "Nice-to-have" mehr – sie ist ein Muss.

Eine durchschnittliche Immobilientransaktion in Deutschland dauert aktuell rund 342 Tage.⁴ Die Ursachen sind vielfältig – aber stets ähnlich gelagert: manuelle Prüfprozesse, fehlende digitale Schnittstellen und eine fragmentierte Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien prägen den Ablauf. Die wirtschaftlichen Folgen sind erheblich und betreffen nicht nur Zeit, sondern auch Kapital, Ressourcen und Skalierbarkeit.

Ein zentraler Kostentreiber ist die Bindung personeller Ressourcen. Fachkräfte begleiten Transaktionen oft über viele Monate hinweg. Der operative Aufwand für Koordination, Abstimmung und die manuelle Aufbereitung relevanter Unterlagen ist hoch – und verhindert, dass diese Mitarbeitenden parallel an anderen Wertschöpfungsaktivitäten arbeiten können.

Hinzu kommen erhebliche Opportunitätskosten: Verzögerte Abschlüsse führen zu entgangenen Mieteinnahmen, verpassten Investitionsmöglichkeiten und eingeschränkter Liquidität. Diese indirekten Verluste machen sich besonders bei großvolumigen oder zeitkritischen Transaktionen deutlich bemerkbar.

Auch die direkten Prozesskosten steigen durch ineffiziente Arbeitsweisen deutlich an. Papierbasierte Abläufe, unstrukturierte Excel-Listen und dezentrale Datenhaltung sorgen für Medienbrüche, Redundanzen und eine hohe Fehleranfälligkeit. Zusätzlich werden zentrale Entscheidungsgrundlagen – etwa Investitionsvorlagen oder Objekt-Teaser – vielfach manuell in PowerPoint erstellt, häufig ohne standardisierte Vorlagen oder automatisierte Datenintegration. Der administrative Aufwand pro Vorgang erhöht sich dadurch erheblich.

Die Transaktionsdauer ist somit nicht nur ein organisatorisches, sondern ein klar messbares wirtschaftliches Problem. Unternehmen, die auf klar definierte Prozesse, strukturierte Daten und digitale Zusammenarbeit setzen, können nicht nur die Transaktionszeiten deutlich reduzieren, sondern auch Ressourcen freisetzen, Kapital produktiver einsetzen und ihre operative Exzellenz nachhaltig steigern.

Während viele traditionelle Immobilienunternehmen weiterhin auf manuelle Prozesse, isolierte IT-Systeme und gewachsene Strukturen setzen, haben digitale Wettbewerber – insbesondere aus dem PropTech-Umfeld – ihre Abläufe konsequent transformiert. Sie arbeiten mit integrierten Systemlandschaften, automatisierten Workflows und datenbasierten Entscheidungsmodellen. Die Vorteile dieser digitalen Ausrichtung sind nicht nur operativ, sondern auch strategisch messbar.

Ein zentraler Effekt ist die Reduktion von IT-Kosten. Während in klassischen Unternehmen bis zu 55 % der IT-Budgets in den Erhalt bestehender Systeme fließen⁵ – etwa für Wartung, Systempflege oder Workarounds – setzen digitale Marktteilnehmer ihren Ressourceneinsatz deutlich effizienter ein. Sie investieren gezielt in skalierbare Technologien, Innovationsprojekte und Plattformlösungen, die langfristig Wettbewerbsvorteile sichern.

Auch auf der Ergebnisebene zeigen sich klare Unterschiede: Digitale Geschäftsmodelle ermöglichen effizientere Prozesse und schlankere Strukturen, was sich unmittelbar auf die Profitabilität auswirkt. Laut einer Studie von McKinsey & Company erzielen Unternehmen mit leistungsstarken IT-Organisationen bis zu 10 % höhere Gewinnmargen als weniger digital aufgestellte Wettbewerber – und das bei vergleichbarem Umsatzvolumen.⁶ Wer Technologie gezielt einsetzt, stärkt damit direkt seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit.

Hinzu kommt ein dritter, oft unterschätzter Faktor: Marktanteile verschieben sich zunehmend zugunsten digitaler Anbieter. Schnelligkeit, Transparenz und datenbasierte Entscheidungsfähigkeit schaffen Vertrauen bei Kund:innen, Investoren und Partnern. Gerade in volatilen Marktphasen bietet eine digitale Infrastruktur die Möglichkeit, flexibel zu reagieren, fundierte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen – und so Chancen schneller zu nutzen als die Konkurrenz.

Die digitale Transformation ist damit längst kein optionaler Modernisierungsschritt mehr – sie ist ein zentrales Wettbewerbskriterium. Unternehmen, die zu lange an analogen Prozessen festhalten, riskieren nicht nur operative Ineffizienzen, sondern auch den Verlust von Relevanz am Markt. Der Preis für technologischen Stillstand ist hoch: geringere Margen, steigende Betriebskosten und ein schleichender Verlust an Sichtbarkeit und Wachstumspotenzial.

Digitalisierung ist längst nicht mehr nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung – sie ist zu einer Grundvoraussetzung für die strategische Zukunftsfähigkeit von Unternehmen geworden. In einer zunehmend regulierten, datengetriebenen und dynamischen Marktumgebung verlieren analog arbeitende Unternehmen nicht nur den Anschluss an den Wettbewerb, sondern riskieren auch strukturelle Schwächen in drei zentralen Bereichen: Compliance, Investorenvertrauen und Innovationsfähigkeit.

Veraltete IT-Systeme, unstrukturierte Ablagesysteme und intransparente Verantwortlichkeiten erhöhen signifikant das Risiko von Regelverstößen. Besonders betroffen sind regulatorisch sensible Bereiche wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die Geldwäscheprävention oder die ESG-Berichterstattung. Fehlerhafte oder lückenhafte Dokumentationen sind nicht nur mit Kosten, sondern auch mit rechtlichen Konsequenzen verbunden – bis hin zu Reputationsschäden.

Im Wettbewerb um Kapital erwarten professionelle Investor:innen heute digitale Transparenz, standardisierte Berichterstattung und skalierbare Plattformmodelle. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt – sei es aufgrund manueller Prozesse, fragmentierter Datenquellen oder fehlender technischer Infrastruktur – verliert an Glaubwürdigkeit. Besonders institutionelle Anleger setzen vermehrt auf datenbasierte Investmententscheidungen. Manuelles Reporting auf Basis von Excel-Tabellen entspricht längst nicht mehr den Erwartungen des Kapitalmarkts.

Fehlt die digitale Grundlage, bleibt der Freiraum für neue Entwicklungen begrenzt. Unternehmen, deren Ressourcen vollständig durch operative Routinen gebunden sind, können keine neuen Produkte entwickeln, keine technologischen Partnerschaften aufbauen und keine skalierbaren Geschäftsmodelle erschließen. Der notwendige Innovationsimpuls bleibt aus – mit der Folge, dass das Unternehmen in seiner strategischen Entwicklung stagniert.

Zukunftsfähigkeit beginnt deshalb nicht irgendwann – sondern jetzt. Unternehmen, die heute in digitale Strukturen investieren, schaffen die Voraussetzungen für belastbare Governance, effiziente Kapitalmarktkommunikation und nachhaltige Innovationsfähigkeit. Digitalisierung ist kein Zukunftsversprechen – sie ist das Fundament für Resilienz, Skalierbarkeit und Relevanz in den kommenden Jahren.

Ein internationaler Vergleich macht deutlich: Die deutsche Immobilienbranche befindet sich im digitalen Rückstand. Während Länder wie Skandinavien, das Vereinigte Königreich oder die USA längst auf automatisierte Prozesse, digitale Transaktionsplattformen und cloudbasierte Infrastruktur setzen, dominieren in Deutschland vielerorts weiterhin manuelle Abläufe und analoge Systeme.

Besonders augenfällig wird dieser Rückstand bei zwei zentralen Kennzahlen: In Deutschland nutzen aktuell nur etwa 30 % der Unternehmen cloudbasierte IT-Infrastrukturen, während der Anteil in Skandinavien, dem Vereinigten Königreich und den USA bei über 70 % liegt. Noch drastischer ist der Unterschied bei digitalen Transaktionen: Hierzulande wickeln lediglich rund 20 % der Unternehmen Transaktionen digital ab – in den internationalen Vergleichsmärkten sind es hingegen mehr als 60 %.

Diese Zahlen belegen: Der Rückstand ist nicht nur ein technologisches Defizit, sondern ein messbarer wirtschaftlicher Nachteil. Unternehmen, die weiterhin auf fragmentierte IT-Strukturen, Excel-Tabellen und papierbasierte Prozesse setzen, verzichten auf klare Effizienzgewinne, bessere Skalierbarkeit und höhere Margen. Während internationale Wettbewerber Transaktionen nahezu vollständig digital abwickeln, Daten intelligent auswerten und neue Geschäftsmodelle effizient skalieren, verlieren deutsche Marktteilnehmer Zeit, Ressourcen und zunehmend auch ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Digitalisierung ist damit längst kein "Nice-to-have" mehr, sondern ein zentraler Standortfaktor. Wer auf dem nationalen wie internationalen Markt bestehen will, muss jetzt handeln. Der Anschluss an globale Standards entscheidet künftig nicht nur über interne Effizienz – sondern zunehmend auch über Marktanteile, Investorenvertrauen und den Zugang zu Kapital.

Die Analyse zeigt eindeutig: Der digitale Rückstand der deutschen Immobilienwirtschaft ist kein temporäres Defizit, sondern ein strukturelles Risiko – mit klar messbaren Auswirkungen auf Produktivität, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit.

• Über 7 Milliarden Euro Einsparpotenzial jährlich bleiben ungenutzt, weil Prozesse manuell, fragmentiert und ineffizient ablaufen.
• Zeitverluste im Wochenmaßstab pro Mitarbeiter verhindern Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten und binden Fachkräfte an Routinen.
• Transaktionen dauern in Deutschland im Schnitt fast ein Jahr – ein gravierender Nachteil gegenüber internationalen Wettbewerbern.
• Höhere Margen, geringere Betriebskosten und bessere Skalierbarkeit sind heute bereits Realität für digital aufgestellte Marktteilnehmer.

Gleichzeitig zeigen internationale Benchmarks, dass andere Märkte längst vorgemacht haben, wie Digitalisierung zum strategischen Hebel wird – für Effizienz, Wachstum und nachhaltige Marktführerschaft.

Digitalisierung ist daher nicht länger optional, sondern ein geschäftskritischer Erfolgsfaktor. Wer jetzt investiert, schafft die Grundlage für belastbare Governance, bessere Kapitalmarktzugänge, höhere Innovationsfähigkeit und langfristige Resilienz. Wer zögert, riskiert nicht nur operative Ineffizienzen – sondern auch den Verlust von Talenten, Kunden und Marktanteilen.

Die Zeit zum Handeln ist jetzt. Die Wettbewerbsfähigkeit von morgen entscheidet sich heute – durch konsequente digitale Transformation.

Quellenangaben:
¹Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich - Grundstücks- und Wohnungswesen - Fachserie 9 Reihe 4.3 - 2009
²​https://ccpmre.de/wp-content/uploads/Monitor-2024_Forschungskonzept_01-1.pdf
³ https://zia-deutschland.de/wp-content/uploads/2021/05/Bedeutung-der-Immobilienwirtschaft-in-Zahlen.pdf
⁴https://drooms.com/de/real-estate-transaction-barometer-2023-report/
⁵https://kineticdata.com/blog/breaking-the-maintenance-cycle-shifting-it-budget-from-operations-to-innovation
⁶https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/how-high-performers-optimize-it-productivity-for-revenue-growth-a-leaders-guide
⁷https://kinsta.com/blog/cloud-computing-in-europe/
⁸https://www.computerweekly.com/news/252482572/Nordic-real-estate-sector-becoming-increasingly-digital